Ako vybrať ideálny priestor pre váš event

Výber eventového priestoru je jedným z kľúčových bodov pri organizovaní každej firemnej akcie. Či už hľadáte priestor pre kongres, neformálny večierok alebo teambuilding, správny výber dokáže výrazne ovplyvniť atmosféru, komfort účastníkov a konečný dojem z celého podujatia. Aké sú však najdôležitejšie kritéria pri výbere dokonalého priestoru? Pripravili sme si pre vás praktické tipy, ktor=e vám pomôžu zorientovať sa v možnostiach a vybrať priestor, ktorý dodá vášmu eventu ten správny šmrnc.

Veľkosť a kapacita - počítajte s rezervou

Kapacita priestoru pre váš event sa zdá ako jasná vec, avšak jedným číslom to nekončí. Dobrým pravidlom je pri kapacite počítať s rezervou a radšej ju trochu nadhodnotiť. Dôležité je nie len to, aby sa všetci hostia do miestnosti zmestili, ale aby mali aj priestor na pohodlné sedenie, tanec či rozhovory. Každý má iné preferencie – niekto celý večer trávi debatou pri stole, iný si chce užívať tanec a pri stole sa neohreje. Pri kapacite teda myslite aj na povahu vášho eventu, a spôsob akým budú účastníci tráviť čas.

Pri organizovaní je teda dôležité mať aspoň približnú predstavu o počte účastníkov. Pokiaľ s počtom ľudí napríklad pri firemných večierkoch tápate, dobrým odrazovým mostíkom je rátať s počtom účastníkov niekde okolo 70% z pozvaných. Konkrétne čísla však ukážu najlepšie predošlé akcie a vaša skúsenosť.

Lokalita a doprava

Výber lokality môže mať zásadný vplyv na celkovú náladu a úspech akcie. Okrem pekného prostredia je dôležitý praktický faktor ako počet parkovacích miest, alebo dostupnosť taxíkov či hromadnej dopravy. Myslite na to, ako sa k vám hostia dostanú, aby si mohli v kľude užiť vašu akciu bez stresu z dopravy. V prípade potreby nazbudnite zaistiť aby hostia mohli pohodlne prespať v blízkosti alebo priamo na mieste.

Ak organizujete firemný večierok, ideálny je priestor v blízkosti centra mesta. Naopak, teambuildingy alebo viac-dňové konferencie sú vhodným kandidátom aj pre atmosféru prírody mimo rušného mesta – zmena mestského prostredia a pobyt na čerstvom vzduchu vie mnohým pomôcť lepšie sa uvoľniť a sústrediť.

Štýl a atmosféra

Každý event má svoj špecifický štýl a atmosféru. Snažte sa vybrať miesto, ktoré bude s vašou akciou ladiť. Ak plánujete modernú konferenciu, hľadajte minimalistické a technicky vybavené priestory. Na firemný večierok alebo teambuilding sa zas hodia miesta s rustikálnym alebo industriálnym dizajnom, ktoré dodajú celému podujatiu jedinečnú atmosféru. Kongresu svedčia priestory v elegantných hoteloch. Okrem emócie a tematiky by však mal priestor odrážať aj hodnoty a vystupovanie spoločnosti.

Technické vybavenie

Technické zabezpečenie priestoru je pri firemných akciách mimoriadne dôležité – najmä ak ide o konferenciu, prezentáciu alebo bude súčasťou koncert. Pred výberom miesta si dôkladne overte, aké technické vybavenie priestor ponúka. Myslite na:

• Ozvučenie: Overte si, či priestor ponúka zvukové vybavenie a či je dostatočne kvalitné a vhodné pre veľkosť miestnosti. Či už potrebujete mikrofóny na prezentácie, alebo silné reproduktory na hudbu, uistite sa, že všetko bude zreteľne počuť aj v zadných radoch.
• Osvetlenie: Dobré osvetlenie dokáže podujatiu dodať špecifickú atmosféru. Pýtajte sa, či je možné svetlo regulovať alebo upraviť podľa potreby (napríklad stlmiť svetlá na večerné posedenie alebo mať dynamické osvetlenie na večierok).
• Projektory a obrazovky: Ak plánujete prezentácie, ukážky produktov alebo videá, overte si, či priestor poskytuje projektory alebo obrazovky s dostatočne vysokým rozlíšením. Vyskúšajte si, ako vyzerajú prezentácie na ich technike.

Pri technike je kľúčové zorganizovať technickú skúšku pred samotným eventom. Tento krok vám umožní vychytávať detaily a zabezpečí, že v deň D všetko prebehne bez nepríjemných prekvapení.

Flexibilita a možnosť prispôsobiť si priestor

Každá akcia má svoje vlastné špecifiká, a preto je dobré vybrať si priestor, ktorý vám umožní prispôsobiť ho podľa vašich predstáv. Niektoré priestory bývajú flexibilnejšie a ponúkajú možnosti úprav, zatiaľ čo iné majú striktné pravidlá a je potrebné dodržiavať ich prednastavené rozloženie.

• Rozmiestnenie nábytku: Zistite, či je možné presúvať stoly, stoličky alebo pódium podľa vašich potrieb. Pre konferencie často potrebujete špecifické usporiadanie na sedenie, zatiaľ čo pri večierku je vhodné mať viac priestoru na tanec a spoločenské interakcie.
• Výzdoba a dekorácie: Ak chcete priestor dekorovať alebo prispôsobiť farbám a štýlu vašej značky, uistite sa, že vám to prevádzkovatelia umožnia. Ak máte v pláne tematickú výzdobu alebo chcete pridať firemné logá a bannery, overte si, či je to v priestoroch povolené.
• Osvetlenie a zvuk: Niektoré priestory majú nastaviteľné osvetlenie a zvuk, ktoré sa dajú ľahko prispôsobiť charakteru podujatia. Pýtajte sa na možnosť meniť svetlá alebo ozvučenie podľa aktuálneho priebehu eventu, napríklad tlmiť osvetlenie pri večeri a oživiť ho počas večernej zábavy.

Niektoré priestory vám s ochotou výjdu v ústrety a dovolia vám prispôsobiť si rozloženie a výzdobu podľa vlastných predstáv, zatiaľ čo iné vyžadujú striktné rešpektorvanie pravidiel. Ak to váš event vyžaduje, myslite a pýtajte sa na flexibilitu priestor.

Cena

Rozpočet je, samozrejme, jedným z hlavných kritérií, ktoré je potrebné zvážiť. Pri cene za eventový priestor je potrebné si overiť, čo všetko ponuka zahŕňa. Nie je nič horšie ako keď váš perfektne navrhntý rozpočet zbúra vaša mylná predstava o tom čo je, alebo skôr nie je zahrnuté v cene. Pýtajte sa na:

• Kompletné náklady: Zistite, čo všetko je v cene zahrnuté – ide len o samotný prenájom priestoru alebo sú zahrnuté aj doplnkové služby? Zahŕňa cena obsluhu, bezpečnostnú službu, technickú podporu, upratovanie alebo dodatočné poplatky za mobiliár?
• Poplatky za služby: V niektorých priestoroch sa môže účtovať za služby, ako je obsluha, catering, prípadne technické zabezpečenie. Tiež nezabudnite na doplatky za nadčasy, ak váš event potrvá dlhšie, než ste pôvodne plánovali.
• Dostupnosť a rezervácia: Ak plánujete akciu v období zvýšeného dopytu (napríklad vianočné večierky alebo letné eventy), rezervujte si priestor čo najskôr. Čím skôr začnete, tým lepšie si budete môcť vybrať, a navyše sa vyhnete prípadnému zvýšeniu cien v poslednej chvíli.

Dobre navrhnutý rozpočet a prehľad o nákladoch vám umožnia využiť vaše financie efektívne, vyhnúť sa skrytým poplatkom a nepríjemným prekvapeniam po skončení akcie.

Referencie a skúsenosti

Skúsenosti iných organizátorov sú skvelým ukazovateľom, či priestor spĺňa všetky očakávania a dokáže zabezpečiť pohodlný priebeh akcie. Ak máte možnosť, overte si referencie a skúsenosti s vybraným priestorom, aby ste mali istotu, že poskytuje kvalitné služby.

• Online recenzie a hodnotenia: Hľadajte recenzie dostupné na internete. Venujte čas prečítaniu hodnotení a pozrite sa na skúsenosti s personálom, technikou alebo organizáciou.
• Odporúčania od známych: Ak máte v okolí kolegov alebo známych, ktorí už na danom mieste akciu organizovali, pýtajte sa ich. Pri osobných skúsenostiach získate autentickú predstavu o priestore.
• Referencie od predchádzajúcich zákazníkov: Nebojte sa opýtať na referencie priamo z vybraného miesta – seriózne priestory zvyknú mať zoznam klientov, ktorí s nimi už spolupracovali a môžu vám poskytnúť odporúčania.

Referencie vám môžu ušetriť množstvo stresu a uistiť vás, že vybrané miesto bude naozaj spĺňať to, čo očakávate – od pohodlia vašich hostí až po kvalitný servis.

Záver

Výber správneho priestoru je bezpochyby dôležitým predpokladom pre úspešný firemný event. Vhodný eventový priestor je kľúčom k nezabudnuteľnej akcii, na ktorú budete dlho spomínať. Aké sú vaše skúsenosti a tipy pri hľadaní ideálneho eventového priestoru?